Prohlášení o zpracování osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost TOXIN s.r.o., IČ: 02225166, se sídlem Vídeňská 545/76, 148 00 Praha 4 – Kunratice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 217163 (dále jen „Společnost“).

V záležitostech ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailové adrese [email protected] nebo písemně na adrese sídla Společnosti.

Společnost nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.

Společnost může při zpracování osobních údajů vystupovat v pozici správce i zpracovatele osobních údajů (viz část 6).

2. Koho se zpracování týká

Osobní údaje zpracováváme zejména o těchto osobách:

• návštěvníci webu www.toxin.cz;
• osoby odesílající webové formuláře, zejména obecný kontaktní formulář, žádost o ukázku MAXIMUS, poptávku mediální analýzy, žádost o porovnání monitoringu a žádost o ukázkový EU strategický report;
• zájemci o služby Společnosti;
• zákazníci a klienti Společnosti a jejich kontaktní osoby;
• obchodní kontakty, tedy kontaktní osoby dodavatelů, partnerů a dalších obchodních protějšků;
• uživatelé služby MAXIMUS a souvisejících služeb.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme a odkud je získáváme

Podle toho, v jakém vztahu se Společností jste, zpracováváme zejména tyto kategorie osobních údajů:

• identifikační a kontaktní údaje, zejména jméno a příjmení, název společnosti nebo organizace, e-mailová adresa a telefonní číslo;
• údaje uvedené ve formuláři nebo v komunikaci s námi, zejména obsah poptávky, sledovaná témata, odvětví, země nebo regiony, informace o současném monitoringu a další informace, které nám sdělíte;
• smluvní a fakturační údaje, zejména údaje o objednaných službách, smlouvách a platbách;
• údaje uživatelů služby MAXIMUS a souvisejících služeb, zejména přihlašovací údaje a nastavení služby;
• technické a analytické údaje o používání webu, zejména IP adresa, údaje o zařízení a prohlížeči a údaje získané prostřednictvím souborů cookies a obdobných technologií v rozsahu podle části 10.

Osobní údaje získáváme především přímo od Vás, například při vyplnění webového formuláře, při komunikaci se Společností nebo při uzavírání a plnění smlouvy. Údaje kontaktních osob a uživatelů služeb můžeme získat také od zákazníka, pro kterého daná osoba pracuje. V nezbytném rozsahu můžeme zpracovávat i údaje z veřejně přístupných zdrojů, jako je obchodní rejstřík.

4. Účely a právní základy zpracování

Pokud vystupujeme v pozici správce, zpracováváme osobní údaje vždy pro konkrétní účel a na základě odpovídajícího právního základu podle čl. 6 odst. 1 GDPR:

4.1. Vyřízení poptávky a jednání o smlouvě

Údaje z webových formulářů a z další komunikace zpracováváme, abychom mohli vyřídit Váš dotaz nebo poptávku, připravit ukázku, porovnání či nabídku a jednat o případné spolupráci. Právním základem je provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Pokud jednáte jménem organizace, je právním základem náš oprávněný zájem na vyřízení poptávky a komunikaci s danou organizací (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Údaje z formulářů jsou Společnosti doručovány e-mailem a mohou být evidovány také v systému pro správu obchodních vztahů (CRM). Pokud formulář obsahuje potvrzení souhlasu se zpracováním osobních údajů, zpracováváme údaje v rozsahu a pro účel v něm uvedený.

4.2. Uzavření a plnění smlouvy a poskytování služeb

Osobní údaje zákazníků, jejich kontaktních osob a uživatelů služby MAXIMUS a souvisejících služeb zpracováváme za účelem uzavření a plnění smlouvy, poskytování a zákaznické podpory služeb a komunikace se zákazníkem. Právním základem je plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), a u kontaktních osob a uživatelů jednajících za zákazníka náš oprávněný zájem na řádném plnění smlouvy se zákazníkem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

4.3. Plnění zákonných povinností

Některé údaje zpracováváme proto, že nám to ukládají právní předpisy, zejména v oblasti účetnictví a daní (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

4.4. Oprávněné zájmy Společnosti

Na základě oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) zpracováváme osobní údaje zejména za účelem vedení evidence obchodních kontaktů a komunikace s nimi, ochrany právních nároků Společnosti a zajištění bezpečnosti webu a našich služeb, včetně ochrany webových formulářů před zneužitím pomocí služby Google reCAPTCHA.

4.5. Obchodní sdělení

Obchodní sdělení, například informace o novinkách a službách Společnosti, můžeme zasílat stávajícím zákazníkům v souvislosti s obdobnými službami na základě oprávněného zájmu a v ostatních případech pouze s Vaším souhlasem. Zasílání obchodních sdělení můžete kdykoli odmítnout nebo odvolat souhlas.

4.6. Analytika webu

Údaje o používání webu získané prostřednictvím analytických cookies zpracováváme za účelem měření návštěvnosti a zlepšování webu pouze na základě Vašeho souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Podrobnosti jsou uvedeny v části 10.

4.7. Změna účelu

Pokud bychom Vaše osobní údaje chtěli zpracovávat k jinému účelu, než k jakému byly shromážděny, budeme Vás o tomto novém účelu informovat v souladu s právními předpisy.

5. Povinnost poskytnout osobní údaje

Poskytnutí osobních údajů je zásadně dobrovolné. Údaje označené ve formuláři jako povinné jsou však nezbytné k vyřízení Vaší poptávky a údaje potřebné k uzavření a plnění smlouvy jsou nezbytné pro poskytování našich služeb. Bez jejich poskytnutí nemůžeme poptávku vyřídit ani službu poskytovat. V případě, že existuje zákonná povinnost poskytnout osobní údaje, vždy Vás o této skutečnosti informujeme.

6. Společnost v pozici zpracovatele

V případě, že Společnost zpracovává osobní údaje jako zpracovatel pro jiného správce, stanoví účel a prostředky takového zpracování příslušný správce. Informace o takovém zpracování poskytuje tento správce. I v takovém případě Společnost dodržuje právní předpisy týkající se zpracování osobních údajů a pokyny správce.

7. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zpracovatelům, kteří pro Společnost zajišťují zejména provoz informačních technologií, hostingu, e-mailové komunikace, systému pro správu obchodních vztahů (CRM) a analytických nástrojů (Google Analytics 4 a Google Tag Manager), ochranu formulářů (Google reCAPTCHA), případně právním, účetním či daňovým poradcům Společnosti.

Kromě toho můžeme osobní údaje předat orgánům veřejné moci nebo jiným příjemcům, pokud nám to ukládá právní předpis. V ostatních případech předáme osobní údaje třetím osobám pouze s Vaším souhlasem.

8. Předávání do třetích zemí

Při využívání služeb společnosti Google (Google Analytics 4, Google Tag Manager, Google reCAPTCHA) může docházet k předání osobních údajů do Spojených států amerických. Takové předání probíhá pouze za podmínek stanovených v kapitole V GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany nebo jiných vhodných záruk.

9. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel. Doba uchování se liší podle účelu zpracování:

• smluvní vztah a zákazníci: po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou k ochraně právních nároků Společnosti a ke splnění zákonných povinností;
• účetní a daňové doklady: po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy;
• nezávazná poptávka: po dobu přiměřenou vyřízení poptávky a případnému navazujícímu obchodnímu jednání;
• obchodní sdělení: po dobu trvání příslušného právního základu, nejdéle do odvolání souhlasu nebo do vznesení námitky;
• analytické cookies: podle nastavení Vašeho souhlasu a doby platnosti příslušných cookies.

Pokud doba uchování není stanovena právním předpisem, stanovujeme ji s ohledem na účel zpracování, délku promlčecích lhůt pro uplatnění právních nároků a doporučení dozorových orgánů. Jakmile osobní údaje přestanou být potřebné, vymažeme je nebo anonymizujeme.

10. Cookies a analytika webu

Cookies jsou malé textové soubory, které se ukládají do Vašeho prohlížeče při návštěvě webu. Web www.toxin.cz používá:

• nezbytné cookies, které jsou nutné pro správné fungování webu a pro uložení Vašeho nastavení cookies. Tyto cookies používáme na základě oprávněného zájmu;
• analytické cookies nástroje Google Analytics 4, který je na webu spravován také prostřednictvím Google Tag Manager. Pomáhají nám porozumět tomu, jak návštěvníci web používají. Tyto cookies používáme pouze s Vaším souhlasem.

Analytické nástroje mohou pracovat s údaji, jako je online identifikátor, IP adresa nebo údaje o zařízení, a umožňují tak rozpoznat opakovanou návštěvu ze stejného prohlížeče. Údaje využíváme pro statistické vyhodnocení návštěvnosti webu.

Souhlas s analytickými cookies udělujete nebo odmítáte prostřednictvím lišty cookies při první návštěvě webu. Svou volbu můžete kdykoli změnit nebo souhlas odvolat v nastavení cookies. Cookies můžete také odstranit nebo zablokovat v nastavení svého prohlížeče.

11. Odkazy na sociální sítě

Web obsahuje běžné odkazy na profily Společnosti na sociálních sítích LinkedIn, X a Facebook. Po kliknutí na takový odkaz opustíte web Společnosti a další zpracování osobních údajů se řídí podmínkami příslušného provozovatele sociální sítě.

12. Automatizované rozhodování a profilování

Při rozhodování, které pro Vás může mít právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotknout, nepoužíváme automatizované rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

13. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte v mezích stanovených GDPR tato práva:

• právo na přístup ke zpracovávaným osobním údajům;
• právo na opravu nepřesných osobních údajů;
• právo na výmaz osobních údajů;
• právo na omezení zpracování;
• právo na přenositelnost údajů;
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, a to včetně námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu;
• právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním, pokud je zpracování založeno na souhlasu. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním;
• právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

O přijatých opatřeních Vás budeme informovat bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud je žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje, může Společnost požadovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo žádosti nevyhovět. V případě důvodných pochybností o totožnosti žadatele může Společnost požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k jejímu ověření.

14. Kontaktní údaje

S dotazy ke zpracování osobních údajů nebo s uplatněním svých práv se můžete obrátit na Společnost prostřednictvím e-mailové adresy [email protected] nebo písemně na adrese TOXIN s.r.o., Vídeňská 545/76, 148 00 Praha 4 – Kunratice.